For English read below
1. Introductie HTM vindt de privacy van haar externe en interne sollicitanten belangrijk. Wanneer een sollicitant solliciteert via www.werkenbijhtm.nl, verzamelt HTM informatie (persoonsgegevens, CV, motivatiebrief). Deze persoonsgegevens worden door HTM op een eerlijke en wettige wijze gebruikt; dit betekent dat HTM persoonsgegevens verzamelt en verwerkt conform de van toepassing zijnde privacywetgeving. Deze privacyverklaring is bedoeld om sollicitanten te informeren over de wijze waarop HTM de gegevens van sollicitanten verwerkt en is van toepassing op de wervings- en selectieactiviteiten van HTM. Deze privacyverklaring wordt van tijd tot tijd aangepast om aan veranderde wetgeving te blijven voldoen. Bezoek deze pagina regelmatig om op de hoogte te blijven van deze veranderingen, want aanpassingen worden niet van tevoren gemeld.
2. Doeleinden Persoonsgegevens die door de sollicitant aan HTM worden doorgegeven (gegevens van sollicitanten), worden uitsluitend door HTM gebruikt om een verantwoord, effectief en efficiënt wervings- en selectieproces mogelijk te maken. HTM verwerkt de gegevens van sollicitanten alleen voor wervingsdoeleinden. De wervingsdoeleinden van HTM zijn:
het vergelijken van de gegevens van de sollicitant met de huidige vacatures bij HTM;
de communicatie van de wervings- en selectieprocedures van HTM;
contact opnemen met sollicitanten om sollicitatiegesprekken te plannen; het doorgeven van informatie aan sollicitanten over andere relevante vacatures;
indien het onderdeel is van de selectieprocedure: het doorgeven van informatie aan het bureau dat een assessment / psychologische / medische keuring afneemt; en
het analyseren van de tevredenheid van de sollicitanten over het wervings- en selectieproces.
Met “verwerken” wordt bedoeld: het verzamelen, registreren, bewaren, organiseren, overdragen, aanpassen, wijzigen, opzoeken, raadplegen, gebruiken, beperken, bekend maken door middel van verzending, verspreiding of op andere wijze, vergelijken, blokkeren, vernietigen en wissen van wervingsinformatie.
3. Gegevens van sollicitanten HTM verzamelt en verwerkt gegevens van sollicitanten (vereist én optioneel) rechtstreeks of door middel van formulieren en/of aangehechte CV’s via www.werkenbijhtm.nl of de interne vacaturesite. HTM verzamelt en verwerkt ook gegevens van sollicitanten door middel van persoonlijke contacten, telefoongesprekken en/of e-mail. Enkele voorbeelden van gegevens van sollicitanten zijn: contactgegevens van de sollicitant (naam, geslacht, adres, taal, etc.), opleiding van de sollicitant (scholing, cursussen, etc.) en arbeidsverleden (vroegere werkgevers, referenties, etc.). HTM verzamelt en verwerkt geen gevoelige informatie over sollicitanten, bijvoorbeeld gegevens die ras of etnische achtergrond, politieke of godsdienstige overtuiging, lidmaatschap van een vakbond, gezondheid of seksuele geaardheid onthullen. Indien wegens bepaalde omstandigheden gevoelige informatie over een sollicitant wordt verzameld, vraagt HTM hiervoor uitdrukkelijke, schriftelijke toestemming van de sollicitant. Indien een sollicitant ongevraagd gevoelige persoonlijke informatie aan HTM verstrekt, geeft de sollicitant toestemming aan HTM om deze te gebruiken voor wervingsdoeleinden. De gegevens van sollicitanten die door HTM worden verzameld en verwerkt zijn adequaat, relevant en niet overbodig voor de specifieke doeleinden waarvoor ze worden verzameld en verwerkt. HTM kan - als dat noodzakelijk is voor de betreffende functie - ook bepaalde screenings doen (zoals screening van het openbare social media-profiel van de sollicitant).
4. Openbaar maken van gegevens van sollicitanten HTM kan bepaalde gegevens van sollicitanten onthullen aan derde partijen die diensten aan HTM leveren. Bijvoorbeeld een assessment bureau, indien bij de uitvoering van deze diensten gegevens van sollicitanten moeten worden gebruikt en/of gecreëerd voor de uitvoering van het werving- en selectieproces. HTM verkoopt en verhandelt géén gegevens van sollicitanten aan enige derde partij. HTM kan krachtens van toepassing zijnde wetten worden verplicht, bepaalde gegevens van sollicitanten te onthullen aan derden, bijvoorbeeld de bevoegde opsporingsautoriteiten.
5. Het bewaren van gegevens van sollicitanten HTM verwijdert de gegevens van sollicitanten en alle identificerende kenmerken uit haar database uiterlijk 365 dagen na het moment van solliciteren via het sollicitatieformulier bij de vacatures op www.werkenbijhtm.nl. De sollicitant heeft altijd de mogelijkheid een correctieverzoek of verwijderingsverzoek in te dienen, dit kan met de link in de bevestigingsmail van de sollicitatie.
6. Registratie sollicitanten In het kader van onze inspanningen om een veilige en betrouwbare werkomgeving te waarborgen, behouden wij ons het recht voor om een registratie bij te houden van kandidaten, sollicitanten en/of ex-werknemers die zich schuldig hebben gemaakt aan onacceptabele gedragingen, zoals (maar niet beperkt tot) diefstal, fraude en/of agressie.
7. Beveiliging HTM maakt gebruik van een aantal technische, fysieke en organisatorische beveiligingsmaatregelen om de integriteit, confidentialiteit en beschikbaarheid van de gegevens van sollicitanten te waarborgen. HTM heeft beveiligingstechnologieën geïmplementeerd om de opgeslagen gegevens van sollicitanten te beschermen tegen toegang door onbevoegden, onjuist gebruik, wijziging, onwettige of abusievelijke vernietiging en/of verlies. HTM tracht zoveel als financieel en technisch mogelijk haar beveiligingsprocedures uit te breiden naarmate nieuwe technologieën beschikbaar worden. De toegang tot gegevens van sollicitanten is beperkt tot personeelsleden van HTM die betrokken zijn bij de wervingsactiviteiten van HTM. HTM personeelsleden zijn verplicht om de privacy te respecteren van sollicitanten die de website van HTM bezoeken en om de gegevens van sollicitanten confidentieel te houden. HTM zorgt voor adequate beveiligingsmaatregelen ter bescherming van de handmatige en elektronische verwerking van de gegevens van sollicitanten en ter voorkoming van eventueel misbruik ervan. HTM waarborgt ook (contractueel) dat derde partijen en bedrijfsonderdelen die namens HTM gegevens van sollicitanten verwerken, adequate maatregelen treffen conform de wettelijke eisen.
8. Rechten De sollicitant heeft het recht om zijn persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft de sollicitant het recht te verzoeken om beperking van de verwerking van zijn persoonsgegevens, alsmede het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens en het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit laatste betekent dat de sollicitant een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die HTM van hem verwerkt in een gestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat te ontvangen en/of deze aan een door de sollicitant genoemde organisatie over te dragen. Wil de sollicitant een beroep doen op een van de rechten, kan hij zijn verzoek daartoe sturen naar: gegevensbescherming@htm.nl. Om misbruik te voorkomen kan HTM alvorens tot behandeling van het verzoek over te gaan de sollicitant verzoeken om zichzelf te identificeren door een kopie van een geldig legitimatiebewijs aan HTM te sturen. Scherm in deze kopie de pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer af. Hiervoor kan bijvoorbeeld de “KopieID-app” van de overheid gebruikt worden. Dit ter bescherming van de privacy van de sollicitant. HTM reageert zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen één maand, op het verzoek. Als de sollicitant een klacht heeft over de verwerking van zijn persoonsgegevens, dan helpen wij de sollicitant uiteraard graag verder. Mocht de sollicitant er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan wijzen wij op de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de navolgende link.
9. Contact Deze contactinformatie kan alleen worden gebruikt voor vragen in verband met privacy. Informatie over vacatures bij HTM of andere vragen die niet over privacy gaan, worden niet beantwoord. Stuur jouw vragen en opmerkingen over dit privacy statement of over de manier waarop HTM gegevens van sollicitanten verzamelt en verwerkt naar: gegevensbescherming@htm.nl.
Laatste update: 07-11-2024
Privacy statement recruitment and selection process
1. Introduction HTM values the privacy of its external and internal applicants. When an applicant applies via www.werkenbijhtm.nl, HTM collects information (personal data, CV, cover letter). HTM processes personal data in a fair and lawful manner, meaning that HTM collects and processes personal data in compliance with applicable privacy laws. This Privacy statement is intended to inform applicants on how HTM processes their data and applies to HTM’s recruitment and selection activities. This Privacy Statement may be updated periodically to comply with any changes in applicable laws. Please check this page regularly to stay informed about these updates, as changes will not be announced in advance.
2. Purposes The personal data provided by the applicant to HTM (applicant data) is used exclusively by HTM to facilitate a responsible, effective, and efficient recruitment and selection process. HTM processes applicant data solely for recruitment purposes, which include:
Matching the applicant’s data with current vacancies at HTM;
Managing communications regarding HTM’s recruitment and selection procedures;
Contacting applicants to schedule interviews, providing information about other relevant vacancies;
If part of the selection process, sharing information with a third-party agency conducting assessments, psychological evaluations, or medical examinations; and
Analyzing applicant satisfaction with the recruitment and selection process.
“Processing” is understood to include collecting, recording, storing, organizing, transferring, adapting, altering, retrieving, consulting, using, restricting, disclosing via transmission, disseminating, or otherwise making available, comparing, blocking, destroying, and erasing recruitment information.
3. Applicant data HTM collects and processes both required and optional applicant data directly through forms and/or attached CVs on www.werkenbijhtm.nl or the internal vacancy site. HTM also collects and processes applicant data via personal contacts, phone calls, and/or emails. Examples of applicant data include contact information (name, gender, address, language, etc.), educational background (education, training, etc.), and employment history (previous employers, references, etc.).
HTM does not collect or process sensitive information about applicants, such as data revealing race or ethnic origin, political or religious beliefs, union membership, health, or sexual orientation. Should specific circumstances necessitate the collection of sensitive applicant information, HTM will request the applicant’s explicit, written consent. If an applicant provides sensitive personal information to HTM unsolicited, the applicant grants HTM permission to use this information for recruitment purposes.
The applicant data collected and processed by HTM is adequate, relevant, and not excessive for the specificpurposes for which it is gathered and processed. If necessary for the role, HTM may also conduct certain screenings (such as reviewing the applicant’s public social media profile).
4. Disclosure of Applicant Data HTM may disclose certain applicant data to third parties that provide services to HTM. For instance, if an assessment agency requires applicant data to carry out recruitment and selection services, HTM may share such information. HTM does not sell or trade applicant data to any third party. HTM may be legally required to disclose applicant data to third parties, for example, to authorized law enforcement authorities.
5. Retention of Applicant Data HTM will delete applicant data and all identifying characteristics from its database no later than 365 days after submission via the application form for vacancies on www.werkenbijhtm.nl. Applicants always have the option to request corrections or deletion, which can be done via the link provided in the application confirmation email.
6. Applicant Records In order to maintain a secure and reliable work environment, HTM reserves the right to keep a record of candidates, applicants, and/or former employees who have engaged in unacceptable behavior, including but not limited to theft, fraud, and/or aggression.
7. Security HTM employs a range of technical, physical, and organizational security measures to safeguard the integrity, confidentiality, and availability of applicant data. HTM has implemented security technologies to protect stored applicant data against unauthorized access, misuse, alteration, illegal or accidental destruction, and/or loss. HTM strives to enhance its security measures as financial and technical resources allow and as new technologies become available. Access to applicant data is restricted to HTM personnel involved in recruitment activities.
HTM personnel are obligated to respect the privacy of applicants visiting HTM’s website and to maintain the confidentiality of applicant data. HTM ensures adequate security measures to protect both manual and electronic processing of applicant data and to prevent potential misuse. HTM also ensures (contractually) that third parties and business units processing applicant data on behalf of HTM implement adequate measures in compliance with legal requirements.
8. Rights Applicants have the right to access, correct, or delete their personal data. Additionally, applicants have the right to request restriction of the processing of their personal data, as well as the right to object to data processing and the right to data portability. Data portability means that applicants may request to receive their personal data processed by HTM in a structured, commonly used, and machine-readable format and/or transfer this data to an organization specified by the applicant. To exercise any of these rights, applicants may submit a request to gegevensbescherming@htm.nl.
To prevent misuse, HTM may require the applicant to provide proof of identity, such as a copy of a valid ID, before processing the request. In this copy, the applicant should redact the photo, MRZ (machine-readable zone, the bar with numbers at the bottom of the passport), passport number, and Citizen Service Number. The Dutch government’s “KopieID” app can be used for this purpose to protect the applicant’s privacy. HTM will respond to the request as promptly as possible and within one month at the latest. If an applicant has a complaint about the processing of their personal data, HTM will be glad to assist in resolving the matter. If a satisfactory resolution cannot be reached, the applicant may submit a complaint to the Dutch Data Protection Authority via the following link.
9. Contact This contact information is for privacy-related inquiries only. Questions about job vacancies at HTM or other non-privacy matters will not receive a response. For any questions or comments about this Privacy Statement or about HTM’s collection and processing of applicant data, please contact gegevensbescherming@htm.nl.
Last update: 07-11-2024
